Négocier avec les Chinois... Pour le meilleur ou pour le pire

Quelle différence y a-t-il entre la façon d'aborder les négociations en Chine et l'art de séduire une femme ? Curieusement assez peu, si on compare les techniques et les écueils à éviter…

La façon dont vous vous y prendrez aura un impact direct sur l'attitude de votre interlocuteur chinois et la réussite ou l'échec de vos projets. Voici quelques conseils pratiques, à travers des témoignages de négociateurs français et chinois, pour vous aider à « conclure » vos affaires en Chine.

Vous trouverez chacun des points abordés dans le livre « Réussir ses négociations avec les Chinois » d'Anne-Laure Monfret.

On se connaît ?

(cf. chap.1 Se montrer un interlocuteur fiable)

Imaginez : vous croisez une jolie femme dans la rue et, sûr de vous, vous tentez une approche directe. Vous l'abordez sans détour « Bonjour, quels sont vos désirs ? En quoi puis-je les satisfaire ? »

« Mais je ne vous connais même pas ! », risque-t-elle de vous lancer. Peut-être pourrions-nous commencer par discuter un peu pour apprendre à nous connaître, ensuite nous verrons bien… et plus si affinités ! »

C'est pourtant bien souvent de cette manière « brutale » que les Français abordent les négociateurs chinois. N'est-ce pas ce qui est enseigné dans les cours de management en Occident ? : d'abord identifier les besoins du client. « Les Occidentaux commencent souvent par nous demander : « Quels sont vos besoins ? », observe un négociateur chinois. Et ils aimeraient qu'on leur réponde d'emblée. Or, il est rare que nous répondions immédiatement. C'est culturel, c'est notre façon indirecte d'amorcer les choses en douceur. En fait, nous ne savons pas toujours très bien nous-mêmes. Nous avons besoin d'écouter et de voir d'abord ce que vous avez à proposer. »

« Une erreur fréquente consiste à croire qu'on peut réussir sa négociation avant de se connaître. C'est pourtant essentiel. Les négociateurs chinois ont besoin de vous connaître d'abord, de savoir à qui ils ont affaire. Il y a toute une phase de défiance à surmonter », commente un responsable français à Pékin.

Attention aux préliminaires

(cf. chap.1 Se montrer un interlocuteur fiable)

Les Occidentaux ont souvent tendance à brûler les étapes. Pourtant, tout comme en amour, la phase de découverte est essentielle - ces « small talks » où l'on parle de choses et d'autres qui paraissent anodines. « Il arrive fréquemment qu'un commercial français entre dans mon bureau et présente d'emblée sa société et ses produits. » explique un dirigeant chinois. « Mais ce n'est pas ce que je veux savoir, tout du moins pas au début. Ce qui importe pour moi quand vous entrez dans mon bureau c'est : - Êtes-vous une personne sérieuse ? - Avez-vous envie de travailler avec moi ? - Serez-vous un partenaire fiable ? ». Évitez donc le fast-dating à l'américaine.

« Bien sûr, vous avez des objectifs en tête, et il sera important de les réaliser », dit un consultant hongkongais. « Mais je recommanderais aux Occidentaux de porter davantage d'attention à la confiance et d'être un peu moins focalisés sur le résultat. Plus vous parviendrez à instaurer un climat favorable dès les premiers contacts et plus vous serez efficaces. Donnez-vous plus de temps. »…

Désirez-vous une relation durable ou juste un « one shot » ?

Les Chinois ne vous prendront au sérieux que lorsque vous aurez montré que vous avez l'intention de vous investir durablement. Autrement dit, est-ce que vous venez en Chine juste faire une « one shot affair » ou est-ce que vous avez vraiment le projet de vous impliquer à long terme ?

« Pourquoi êtes-vous venu en Chine ? » « Depuis combien de temps travaillez-vous avec la Chine ? », « Venez-vous souvent en Chine ? »… À travers ces questions anodines, c'est votre engagement envers la Chine qu'on va mesurer. Si vous êtes venu dans le but d'une affaire durable, alors vous aurez une chance, avec le temps, et à force de patience, de voir vos affaires fructifier. Par contre si vous venez juste pour faire un « coup » sans lendemain, soyons clairs, vous n'obtiendrez rien de plus que ce que vous êtes venu chercher : une aventure d'un soir, sans avenir.

Ne dévoilez pas trop vite votre jeu

(cf. chap.6 Le jeu subtil du compromis)

Dans toute relation, il faut savoir garder le mystère, entretenir le suspense et conserver quelques atouts dans sa manche.

L'erreur que commettent fréquemment les Français est d'abattre tous leurs atouts d'entrée de jeu. Formés aux méthodes occidentales directes, ils déroulent d'emblée leur présentation Powerpoint standard, et dévoilent sans y prendre garde leurs chiffres et leur stratégie.

Les négociateurs chinois en déduisent alors les forces et les faiblesses de leur interlocuteur, dont ils sauront parfaitement tirer parti.

Un homme d'affaires français témoigne : « Au début, je donnais tous les détails sur le projet : notre organigramme, nos objectifs, les options de collaboration, etc. De leur côté, les Chinois m'écoutaient patiemment tout en prenant beaucoup de notes ; mais eux restaient dans le vague et divulguaient peu d'informations.

Aujourd'hui, j'ai compris ; à mesure que les discussions avancent, que la confiance s'installe, et que les Chinois distillent leurs informations, je dévoile mes atouts un à un. Comme au poker, je ne montre pas toutes mes cartes d'un coup et j'essaie de découvrir d'abord ce que l'autre a dans son jeu. »

Les petites marques d'attention comptent

(cf. chap.4 Accueil et échange de cadeaux)

Vos démarches semblent porter leurs fruits : la femme que vous tentez de séduire vous appelle pour vous dire qu'elle vient vous voir et qu'elle arrive à l'improviste le lendemain à l'aéroport. A son arrivée, hélas, vous êtes très occupé, et personne n'est là pour l'accueillir. Plus tard, soucieux de vos finances, vous l'invitez chez Mac Do. Vous arrivez en retard et, pour comble, vous lui demandez de partager l'addition. Le reste du weekend, vous la laissez se débrouiller toute seule, car vous avez d'autres obligations.

Pensez-vous sérieusement qu'elle voudra s'investir dans cette relation si elle se sent ainsi délaissée ?

Réussir en Chine exige du temps, de la disponibilité et de l'engagement. « Votre partenaire chinois va tester votre désir sincère de vous engager avec lui », explique un directeur commercial chinois. « Est-ce que je fais partie de vos priorités ? » « Avez-vous du temps à me consacrer ? » « Faites-vous preuve de flexibilité à mon égard ? »

« Les Français commettent beaucoup d'erreurs en matière d'accueil, constate la responsable d'une société de coopération France-Chine. Je dis toujours « Si un client important se rend en France, si le projet vous intéresse, vous ferez bien d'aller le chercher. Mais combien de fois le client s'est retrouvé tout seul. Il est important de venir le saluer, même brièvement, ou au moins lui faire porter un cadeau à son hôtel. Les Chinois attachent une attention extrême à ces détails, et les Français ne s'en rendent pas toujours bien compte ».

Inviter dans un restaurant renommé, accompagner votre visiteur pendant son séjour, lui marquer du respect, sont autant de petites marques d'attention auxquelles les Chinois seront sensibles, et qui pourront faire la différence avec vos rivaux.

Soyez prévenant et ne prenez pas trop à la légère la face de votre interlocuteur. Causer une perte de face peut suffire à briser votre relation d'affaires avec lui. Comme dans les couples, une fois que la confiance est rompue, il sera pratiquement impossible de réparer les dégâts…

« Quand l'amour s'en va, il est impossible de le rattraper » nous rappelle la sagesse populaire chinoise.

Ruses et stratagèmes

(cf. chap.7 Détecter les tactiques et les ruses lors des négociations)

Votre partenaire vous ignore, ne vous donne plus aucune nouvelle… Que se passe-t-il ? C'est une arme classique de séduction. Feindre l'indifférence. « Il s'agit du stratagème du « Lâcher pour mieux attraper », explique une consultante chinoise. Laisser aller, jouer l'indifférence, prendre de la distance, jusqu'à ce que ce soit l'autre qui s'inquiète. C'est à qui craquera le premier. »

Mais attention, le silence peut être aussi une manière de dire « non » à votre offre de manière élégante, c'est-à-dire sans vous faire perdre la face.

De votre côté, ne jouez pas trop longtemps à ce jeu sinon votre partenaire risque d'aller voir ailleurs. Un directeur chinois témoigne : « Quand les Chinois « oublient » de vous répondre, cela signifie « non ». Si vous traînez trop, ils vont eux-mêmes penser que vous n'êtes plus intéressé et vous risquez de laisser passer une opportunité. »

Se faire passer pour faible et vulnérable est aussi une technique/ruse utilisée par certains séducteurs pour paraître inoffensifs et mieux amadouer leur « proie ». C'est le stratagème 27 : « Jouer l'idiot sans être fou ». Un directeur chinois confie : « Il m'arrive de jouer l'idiot. Je me montre plus faible que je ne suis en réalité. C'est une stratégie très fréquente en Chine. La partie chinoise se montre maladroite et pas très compétente ; elle paraît un peu ignare. Les Français ont alors l'impression de contrôler la situation et lâchent beaucoup plus d'informations. »

Savoir entretenir la flamme, car rien n'est acquis définitivement

(cf. chap.8 Le contrat, genèse d'une relation)

Une autre erreur fréquente consiste à croire que, une fois l'affaire conclue et le contrat signé, il n'y a plus aucun effort à fournir. « ça y est ! Vous avez signé le contrat ! » C'est dans la poche. Mission accomplie. Détrompez-vous. Ceci n'est pas un aboutissement, c'est juste le commencement.

Un patron français commente : « Comme dans un contrat de mariage, tout ce qui s'est passé avant, et surtout tout ce qui va se passer après est bien plus important finalement que le fameux contrat qu'on a signé. »

« C'est maintenant que les choses commencent vraiment. Vous n'êtes qu'au début du chemin ! »,  insiste un négociateur français.

Les Chinois se plaignent du manque de constance ou de « fidélité » des commerciaux français ; « Une fois le contrat signé, on n'a souvent plus aucune nouvelle ! » reproche un commercial chinois.

En Chine, il va falloir s'attacher à faire vivre et entretenir cette relation dans le temps : être présent, savoir aborder et gérer ensemble les problèmes auxquels on sera confronté, se soutenir dans un esprit d'entraide réciproque, veiller à respecter l'équilibre des deux parties, en acceptant au besoin de revoir certaines dispositions du contrat. Il n'est pas rare que les conditions changent et face aux demandes de renégociation des Chinois, les Occidentaux ont tendance à s'accrocher à la lettre du contrat même si celui-ci est devenu inadapté plutôt que de considérer les réajustements à réaliser pour la survie de la relation dans le long terme. « Imaginez que votre épouse ne soit plus satisfaite, que le contexte ou les besoins aient changé avec le temps, croyez-vous que cela va servir à quelque chose de brandir votre contrat de mariage en disant « On a signé ! C'est écrit dessus »» lance un entrepreneur français.

Et même si les affaires doivent ralentir en fonction des circonstances, il est important de garder le contact en saisissant toute opportunité de vous rappeler au bon souvenir de votre partenaire (lui envoyer vos vœux à des occasions particulières comme au Nouvel An chinois, lui rendre visite quand vous passez en Chine même s'il n'y a pas d'affaires en cours…) pour lui montrer que vous êtes toujours là et qu'il pourra compter sur vous…

Anne-Laure Monfret pour la Rédaction
Anne-Laure Monfret est l'auteure de « Comment ne pas faire perdre la face à un Chinois » réédité en Mai 2015 (Dunod) et co-auteure d'un nouvel ouvrage paru en Mars 2016 « Réussir ses négociations avec les Chinois : Subtilités, expériences et bonnes pratiques en Chine, les acteurs racontent » (Dunod)